Terms and Conditions of Service
1.1 Les demandes seront adressées au centre de planification.
1.2 Les demandes peuvent être faites par téléphone, courriel, ATS et Skype.
1.3 Les demandes doivent être faites au moins deux semaines avant la date de l’événement. Les demandes à court terme seront prises en considération, mais la probabilité d’obtenir le service d’un interprète peut en être réduite.
1.4 Le demandeur doit fournir les informations suivantes :
- Nom et coordonnées de la personne qui fait la demande ;
- Nom et coordonnées de la personne à qui adresser la facture (si le mandat est facturable) ;
- La date, l’heure et le lieu de l’événement ;
- Noms des participants à l’événement ;
- Le type d’événement et les détails y afférents, y compris le matériel de préparation, s’il y a lieu ;
- Tout risque connu ou potentiel de santé ou de sécurité ;
- Langue requise (ASL-anglais, LSQ-français) ;
- Nom de l’interprète (ou des interprètes) préféré, s’il y a lieu ;
- Type de prestation de service préféré [service sur place ou services de visio-interprétation (VRI)], s’il y a lieu ;
1.5 Une fois reçue, la demande est examinée, classée par ordre de priorité et ajoutée à la base de données des services d’interprétation des SCO.
1.6 Toutes les demandes feront l’objet d’un accusé de réception (généralement par courrier électronique) dans un délai de deux (2) jours ouvrables. Si un accusé de réception n’est pas reçu, le demandeur doit contacter le Centre de planification.
1.7 La personne qui fait la demande sera la seule personne-ressource pour la demande, à moins qu’une autre personne-ressource ne soit désignée par le demandeur. Si le demandeur n’est pas directement associé à l’agence, l’entreprise ou le service responsable du coût du service, un représentant de l’agence, de l’entreprise ou du service concerné sera contacté pour confirmer le service et sera informé des conditions applicables.
1.8 Quel que soit l’initiateur de la demande, l’agence, l’entreprise ou le service considéré comme le principal fournisseur de service sera responsable de respecter toutes les conditions du service d’interprète des SCO ainsi que les tarifs applicables. Ceci est conforme à la législation provinciale et fédérale.
1.9 Toute demande d’enregistrement (audio ou visuel) ou de service d’interprétation en direct doit être faite à l’avance et acceptée par écrit par les services d’interprétation des SCO.
2.1 Au besoin, les priorités suivantes seront utilisées pour déterminer l’ordre dans lequel les demandes de services sont honorées :
- Priorité 1 : Événements graves de la vie, urgences et situations d’urgence nécessitant un service immédiat, notamment, les situations d’urgence médicale et de santé mentale
- Priorité 2 : Situations nécessitant un service urgent, notamment, de nombreux services sociaux ; certains services de l’emploi (par exemple, un entretien d’embauche, une réunion disciplinaire), affaires personnelles urgentes
- Priorité 3 : Autres services sociaux et services d’emploi, affaires liées à une organisation ou à un club pour personnes sourdes ;
- Priorité 4 : événements pour lesquels l’accès à la communication est souhaitable, y compris les activités récréatives et sociales
3.1 Sous réserve des priorités énumérées ci-dessus (2.1), toutes les demandes sont traitées sur un pied d’égalité. Toutefois, étant donné la pénurie d’interprètes qualifiés et la forte demande de services, il se peut que certaines demandes ne soient pas satisfaites.
3.2 Le demandeur peut décider du moment où le coordonnateur des affectations peut cesser la recherche d’interprètes pour répondre à la demande. Si aucune date limite de recherche n’est précisée, le coordinateur des affectations poursuivra la recherche jusqu’à 16 heures la veille de la date de l’événement.
4.1 Lorsque des interprètes sont identifiés comme étant disponibles, ils seront temporairement assignés à l’événement.
4.2 Le coordinateur des affectations pour les services d’interprétation des SCO prendront contact avec le demandeur lorsqu’un interprète disponible aura été identifié.
4.3 Des rapports sur l’état d’avancement des recherches seront fournis sur demande par le coordinateur des affectations pour les services d’interprétation des SCO.
4.4 Le demandeur dispose alors de deux (2) jours ouvrables pour répondre et confirmer l’affectation ; à défaut de confirmation de la part du demandeur, l’affectation temporaire peut être annulée.
4.5 Si une date limite pour la recherche a été fixée, le coordinateur des affectations pour les services d’interprétation des SCO informera le demandeur, avant 16 heures le jour de la date limite, que la recherche cessera.
4.6 Toutes les information et tout le matériel pouvant aider l'interprète à se préparer pour une affectation doivent être envoyés à l'interprète avant la date prévue. Le coordonnateur demandera ce matériel lorsque le service sera demandé. Ces documents resteront confidentiels et seront détruits après la cession.
5.1 Une fois la réservation confirmée, le coordinateur des affectations enverra un courriel de confirmation comprenant :
- le numéro d’affectation ;
- la date et l’heure de l’événement ;
- le lieu ;
- le consommateur sourd ;
- le ou les interprètes.
5.2 Une fois le courriel de confirmation reçu, l’affectation est considérée comme étant confirmée. Toutes les conditions des services d’interprétation des SCO s’appliquent, y compris les frais d’annulation, les tarifs et tout autre frais.
5.3 À l'occasion, un interprète peut demander à être remplacé lors d'une affectation. Dans ce cas, tous les efforts seront faits pour trouver un remplaçant.
5.4 SCO opèrent un service d'interprétation d'urgence. Pour répondre à ces urgences, un interprète peut être réassigné d'une affectation réservée antérieurement. Cette décision est prise par un superviseur basé sur la politique de prestation de services des SCO.
6.0 Les SCO travailleront avec vous pour déterminer le nombre d'interprètes nécessaires pour votre demande.
6.1 Les événements d’une durée maximale de 2 heures demandent un seul interprète.
6.2 Certains événements de moins de 2 heures particulièrement complexes peuvent demander 2 interprètes.
6.3 Certains événements peuvent demander des interprètes supplémentaires en fonction des besoins de communication spécifiques du participant sourd (par exemple, un interprète sourd).
6.4 Les événements de plus de 2 heures demanderont 2 ou 3 interprètes.
6.5 Les conférences d’un jour ou plus demandent un minimum de 2 interprètes, et possiblement 3 ou 4.
6.6 Les décisions concernant le nombre d’interprètes nécessaires pour les grandes conférences seront prises après discussion entre le coordinateur des assignations et les interprètes.
7.1 Les SCO feront tout leur possible pour retenir les services d’un interprète particulier, si celui-ci est sollicité.
7.2 En cas d’indisponibilité de l’interprète préféré, les SCO en informeront le demandeur. Avec l’accord du demandeur, les SCO tenteront alors d’en retenir un autre.
7.3 Les interprètes doivent consulter les autres professionnels impliqués dans l'affectation (par exemple, le personnel médical, les travailleurs de l'aide à l’enfance, le personnel de l'industrie, etc.) pour déterminer les mesures de santé et de sécurité à prendre. En tout temps, les interprètes doivent prendre les mêmes précautions que les autres professionnels impliqués dans l'affectation.
7.4 En cas de situation susceptible de mettre en danger le ou les interprètes, soit pour des raisons de santé ou de sécurité, le ou les interprètes peuvent retirer leurs services et informer le coordonnateur des affectations qu'ils se sont retirés. Le coordonnateur des affectations fera ensuite un suivi avec le demandeur pour régler la situation immédiate.
7.5 Dans le cas où un interprète se retire d'une affectation pour des raisons justifiables, le service d'interprétation des SCO déclinent toute responsabilité et les frais d'annulation peuvent s'appliquer.
7.6 Dans le but d'évaluer la qualité du service, les participants aux affectations peuvent être invités à évaluer de manière anonyme les services fournis pour aider SCO à surveiller et à améliorer continuellement les normes de performance.
8.1 Le service d’interprétation peut être assuré par différentes méthodes :
- sur place [lorsque tous les participants et les interprètes se trouvent au même endroit] ;
- à distance au moyen d’un téléphone [lorsqu’un ou plusieurs participants entendants se trouvent hors du site, mais que le consommateur sourd et l’interprète se trouvent au même endroit] ;
- à distance au moyen d’un service de visio-interprétation (VRI) [lorsque les participants sourds et entendants se trouvent au même endroit et que l’interprète les rejoint au moyen d’une liaison vidéo sécurisée].
8.2 Toutes les options seront examinées, en consultation avec les participants, afin de déterminer quelles méthodes sont viables et laquelle est la plus appropriée avant de confirmer le service.
8.3 Quel que soit le mode de prestation du service, toutes les conditions de la prestation des services d’interprétation seront applicables.
8.4 Des frais correspondant aux tarifs s’appliquent également et peuvent être modifiés sans préavis.
9.1 La prestation de services respecte les honoraires professionnels et les tarifs de service en vigueur. Cela comprend les honoraires professionnels pour les services et tous les frais supplémentaires applicables au voyagement et à l'hébergement
9.2 SCO exigent un préavis de trois (3) jours ouvrables complets avant la date du service d'interprétation pré-réservé pour annuler une demande Si une demande pré-réservée pour des services d'interprétation n'est pas annulée dans les trois (3) jours ouvrables , SCO factureront tous les frais associés au service qui devait être fourni.
9.3 Dans le cas d'une rencontre client avec des participants qui ne se présentent pas à l'affectation, les interprètes attendront trente (30) minutes pour les affectations de moins de deux (2) heures, ou soixante (60) minutes pour les affectations de plus de deux (2) heures.
9.4 Si votre organisation a besoin d'un bon de commande (BC) pour le paiement, il est de la responsabilité du demandeur de fournir le bon de commande, le code du department ou un code d'identification similaire inclus sur la facture à des fins de paiement, avant le service.
9.5 Les factures des SCO sont émises dans les quarante-cinq (45) jours ouvrables à compter de la date de service prévue.
9.6 Le paiement est exigé à la réception de la facture.