Canadian Hearing Society
  • Font size:
    A A A
  • Display mode:
Login Register
Donnez maintenant
Rechercher…

Règlements

Download 2009 By-Laws [Francais] in Word Format

Le document légal en anglais contenant les règlements de la SCO a été traduit en français (ici), en l`American Sign Language et la langue des signes québécoise. Dans le cas d`erreurs, d`omissions ou de divergences qui resulteraient de la traduction, la version anglaise signée par les parties fera foi.

THE CANADIAN HEARING SOCIETY LA SOCIETÉ CANADIENNE DE L’OUÏE

RÈGLEMENTS 2009

ATTENDU QUE The Canadian Hearing Society – La Société canadienne de l’ouïe a été constituée en personne morale en vertu des dispositions de la partie II de la Loi sur les compagnies, 1934 par lettres patentes en date du 11e jour de mars 1940; et

ATTENDU QUE les dispositions desdites lettres patentes ont été modifiées périodiquement par le biais de la délivrance de lettres patentes supplémentaires qui sont datées respectivement du 1er jour de mai 1956, du 8e jour d’août 1966 et du 24e jour d’octobre 1968.

IL EST DÉCRÉTÉ QUE les dispositions suivantes constituent les règlements de la société :

DÉFINITIONS

1. Loi désigne la Loi sur les corporations canadiennes, telle que modifiée de temps à autre, et toute loi qui pourrait la remplacer.

2. Conseil désigne le conseil d’administration de la société.

3. Règlements désigne le présent règlement et tous les autres règlements de la société qui seront en vigueur à un moment ou un autre.

4. Lettres patentes désigne les lettres patentes ainsi que les lettres patentes supplémentaires de la société.

5. Réunion des membres désigne une réunion annuelle, une réunion générale ou une réunion générale extraordinaire des membres.

6. Ministre désigne le ministre responsable d’Industrie Canada ou de son ministère successif.

7. Personne ou personnes inclut les individus de dix-huit (18) ans ou plus qui sont légalement capables de prendre des décisions, ainsi que les firmes, les associations et les corporations.

8. Société désigne the Canadian Hearing Society – La Société canadienne de l’ouïe.

Tel que précité, les conditions définies dans la loi ont la même signification que lorsqu’elles sont utilisées dans ce règlement.

INTERPRÉTATION

9. Dans les présents règlements et dans tous les autres règlements que la société adoptera par la suite, sauf si le contexte prévoit autrement, les mots au masculin ou au singulier comprennent le féminin ou le pluriel selon le cas, et vice versa.

SCEAU DE LA SOCIÉTÉ

10. Le sceau qui paraît dans la marge est le sceau de la société.

SIÈGE SOCIAL

11. Le siège de la société sera situé à l’endroit ou dans la municipalité et la province indiqués dans les lettres patentes. Le conseil d’administration peut déterminer l'adresse du siège par résolution. Conformément à la loi, la société peut, par voie d’un règlement approuvé par les deux tiers (2/3) des membres, changer le lieu ou la municipalité et/ou la province où est situé le siège de la société. Une copie des règlements autorisant le changement de l’emplacement du siège sera présentée au ministre.

CONDITIONS D’ADHÉSION

12. En vertu de la loi et des lettres patentes, les membres de la société doivent être des personnes qui paient une cotisation et qui soutiennent la vision et la mission de la société.

13. Le conseil d’administration devra établir une cotisation annuelle et/ou à vie, selon les besoins.

14. Un membre peut en appeler devant le conseil d’administration pour obtenir une exemption de cotisation.

15. Un membre peut se retirer en fournissant sa démission par écrit au président du conseil, envoyant une copie au secrétaire du conseil. La démission entrera immédiatement en vigueur, sauf disposition contraire, lors de la réception de la démission.

16. Un membre perd son statut de membre lorsqu’il omet de renouveler son adhésion, démissionne et/ou cesse de soutenir la vision et la mission de la société.

17. Tous les membres qui sont en règle peuvent voter à toutes les réunions des membres.

18. L’adhésion d’un membre peut prendre fin pour un motif valable si les trois quarts (3/4) des membres votent en faveur d’une telle proposition lors d’une réunion annuelle ou d’une réunion extraordinaire des membres qui serait convoquée entre autres à cet effet.

RÉUNIONS DES MEMBRES

19. Toutes les réunions des membres, qu’elles soient annuelles, générales ou générales extraordinaires, doivent avoir lieu au siège social, ou en tout lieu au Canada qui sera déterminé par le conseil, ainsi qu’au jour et à l’heure fixés par le conseil. Cependant, les réunions annuelles doivent avoir lieu au moins une fois par année civile et au plus tard quinze (15) mois après la dernière réunion annuelle. Cette exigence n’empêche pas la tenue d’une réunion extraordinaire des membres tel qu’il est stipulé ci-dessous. De telles réunions ne peuvent être convoquées que si et lorsque des mesures raisonnables ont été prises pour permettre l’accès des membres.

20. En tout temps, le conseil d’administration a le pouvoir de convoquer une réunion générale ou extraordinaire des membres de la société.

21. Le conseil doit convoquer une réunion générale extraordinaire des membres à la suite d’une demande écrite des membres qui comporte les signatures d’au moins cinq (5 %) pour cent des membres.

22. Un préavis d’au moins quatorze (14) jours avant la tenue de toute réunion des membres doit être envoyé par écrit, ou de façon électronique et/ou par la poste. Un tel avis doit contenir les résolutions proposées et suffisamment de renseignements à propos des sujets qui seront abordés afin de permettre à chaque membre de se faire un jugement éclairé à l’égard de tels sujets.

23. Tous les avis des réunions des membres doivent inclure un rappel du droit de vote par procuration, ainsi que de l’information et les formulaires adéquats afin de permettre l’autorisation de voter par procuration.

24. Lors d’une réunion des membres, chaque membre présent ou membre représenté par procuration a le droit d’exercer un (1) vote. Lors d’une réunion spécifique des membres, un membre peut, au moyen d’une procuration écrite, désigner un fondé de pouvoir qui assistera à la réunion et agira dans les limites prévues par la procuration. Un fondé de pouvoir doit être un membre de la société. Assujettie aux exigences de la loi, une procuration peut prendre ou la forme déterminée de temps en temps par le conseil ou une autre qui sera jugée suffisante par le président de la réunion. Cette procuration doit être remise au secrétaire de la réunion avant qu’un vote ne soit demandé sous son autorité, ou à un moment antérieur selon ce que le conseil d’administration aura déterminé.

25. Cinq (5 %) pour cent des membres ou vingt-cinq (25) membres (le plus bas des deux étant retenu) qui sont présents en personne et représentés par procuration constituent le quorum aux réunions des membres.

26. Une majorité de voix exprimées déterminera les questions lors des réunions des membres, sauf lorsque le vote ou le consentement d’un plus grand nombre de membres est exigé par la loi ou par les présents règlements. Tous les votes des membres présents peuvent être faits par vote à main levée, ce qui inclut les votes par procuration, sauf disposition contraire de la loi ou à moins qu’un membre ne demande un vote secret, et dans ce cas un vote secret aura lieu.

27. À chaque réunion annuelle des membres, en plus d’éventuels autres travaux, l’élection des membres du conseil d’administration aura lieu, les états financiers vérifiés seront présentés et les vérificateurs seront nommés pour l’année suivante.

28. Aucune erreur ou omission dans l’envoi de l’avis de convocation ou d’ajournement d’une réunion annuelle, générale ou générale extraordinaire qui a été reportée en raison de travaux non complétés lors desdites réunions des membres de la société, n’annulera cette réunion ni les mesures qui y ont été prises, et tout membre peut renoncer n’importe quand au droit de recevoir un tel avis et peut ratifier, approuver et confirmer l’une ou toutes les mesures qui y ont été prises. Les membres, administrateurs ou dirigeants recevront l’avis de convocation à une réunion de membres à leur dernière adresse postale ou électronique qui figure dans les livres de la société.

CONSEIL D’ADMINISTRATION

29. Les affaires de la société seront régies par un conseil d’administration composé d’un minimum de quinze (15) et d’un maximum de dix-huit (18) administrateurs.

30. Les administrateurs doivent être des membres individuels de la société qui ont au moins dix-huit (18) ans, qui sont habilités par la loi à contracter, et doivent devenir donateurs annuels de la société.

31. La durée du mandat des administrateurs sera de trois (3) ans à partir du moment où les administrateurs sont élus lors d’une réunion annuelle des membres.

32. Le conseil d’administration peut nommer un administrateur pour doter un poste pouvant aller jusqu’au nombre d’administrateurs élus lors de la plus récente réunion annuelle des membres entre les réunions annuelles générales. Les administrateurs qui sont nommés dans le cadre de cette procédure doivent occuper ce poste jusqu’à la prochaine réunion annuelle au cours de laquelle ils peuvent être élus, conformément au processus normal de mise en candidature et d’élection par les membres pour le reste du mandat de l’administrateur qui est remplacé. Toutefois, si le nombre d’administrateurs qui ont été élus lors d’une réunion annuelle des membres est à un moment ou l’autre inférieur à dix (10), le conseil doit convoquer une réunion générale extraordinaire des membres pour élire une liste complète de candidats, conformément au processus de mise en candidature et d’élection décrit ci-dessous.

33. Environ un tiers (1/3) du conseil d’administration doit être élu à chaque année.

34. Les administrateurs peuvent se porter candidats pendant un total de deux (2) mandats successifs de trois ans et peuvent siéger pendant un maximum de sept (7) ans consécutifs, après quoi ils ne seront pas admissibles à être réélus pendant au moins une (1) année complète.

35. Une liste de candidats différents de ceux proposés par le comité de gouvernance peuvent être proposés par les membres de la société, à condition que ces membres proposent le même nombre de candidats que ceux proposés par le comité de gouvernance et que cette autre liste de candidats soit proposée par écrit par au moins dix (10) membres. Chacun de ces candidats aura accepté d’agir à titre d’administrateur advenant le cas où il serait élu. De plus, la mise en candidature et les documents d’appui seront donnés au secrétaire de la société au moins sept (7) jours avant la tenue de la réunion annelle, en incluant un bref résumé de l’expérience et des antécédents de tous les candidats proposés. Les listes de candidats qui ne sont pas proposées par le comité de gouvernance doivent également prendre en considération le fait que le conseil d’administration doit comporter un minimum de cinquante (50 %) pour cent de ses administrateurs qui sont culturellement Sourds, sourds oralistes, devenus sourds ou malentendants. De plus, la liste doit répondre aux critères établis de la politique de composition du conseil d’administration et les personnes qui proposent une liste de candidats doivent expliquer dans l’avis qui est envoyé au comité la raison pour laquelle les proposants croient que le conseil d’administration répondrait aux critères de la politique de composition du conseil d’administration si de tels candidats étaient élus au conseil. Si plus d’une liste de candidats au poste d’administrateur est proposée, les membres devront voter pour choisir une seule liste de candidats lors d’une réunion convoquée à cette fin. La liste de candidats qui recevra le plus grand nombre de votes sera choisie. Si on ne réussit pas d’élire une liste de candidats, tous les présents administrateurs demeureront en poste et tous les administrateurs dont le mandat touche à leur fin verront la durée de leur mandat prolongée d’un an.

 

36. Le poste d’un administrateur est automatiquement et immédiatement vacant si/quand un administrateur :

 

 

a. a été destitué à la suite de l’adoption d’une résolution spéciale, laquelle nécessite les deux tiers (2/3) des voix exprimées en faveur de la destitution, lors d’une réunion générale extraordinaire des membres qui a été convoquée pour discuter, entre autre, de cette question;

 

 

b. a présenté sa démission par écrit;

 

 

c. devient un employé ou un fournisseur de la société (à l’exception du président/PDG;

 

 

d. est déclaré mentalement incompétent par un tribunal;

 

 

e. est décédé;

 

 

f. fait faillite;

 

 

g. est trouvé coupable d’une infraction pénale;

 

 

h. omet d’être un donateur annuel de la société; ou

 

 

i. pour toute autre raison prévue par la loi.

 

 

37. Un administrateur ne peut recevoir de rémunération mais peut être remboursé pour des dépenses raisonnables.

38. Un administrateur ne doit pas profiter de manière directe ou indirecte de son poste d’administrateur.

39. Un administrateur ne recevra aucune compensation pour un service rendu à la société.

40. Un administrateur qui prend sa retraite demeurera en poste jusqu’à la dissolution ou l’ajournement de la réunion lors de laquelle sa retraite sera acceptée et/ou que son mandat prendra fin.

41. Un administrateur peut être destitué par un vote majoritaire d’administrateurs si : a. Sur une période de douze (12) mois civils, un administrateur est absent lors de trois (3) réunions consécutives du conseil d’administration ou qu’il est absent à plus de cinquante (50 %) pour cent des réunions du conseil et des réunions de comité prévues à l’horaire au cours d’une période d’un an, et ce sans motif valable; b. Si un administrateur omet d’exercer ses fonctions telles que définies dans les règlements et les politiques du conseil; ou c. Si un administrateur ne répond plus aux normes pertinentes en matière d’application de la législation et de la réglementation pour agir à titre de membre du conseil d’administration d’un organisme de bienfaisance au Canada;

Il est prévu qu’avant d’être destitué, l’administrateur aura reçu un avis en bonne et due forme quant à l’intention de le destituer de ses fonctions, et qu’il aura eu la possibilité d’y répondre.

RESPONSABILITÉS ET POUVOIRS DES ADMINISTRATEURS

42. Les administrateurs de la société ont plein pouvoir pour gérer les affaires courantes de la société, passer ou faire passer, au nom de celle-ci, tout contrat que la loi lui permet de conclure et, sous réserve des prescriptions ci-après, exercer en général tous les pouvoirs et prendre toutes les mesures que la charte ou tout autre règlement de la société lui permet.

43. Les administrateurs peuvent à l'occasion autoriser des dépenses au nom de la société et permettre par résolution à un ou plusieurs dirigeants d'engager des employés et de leur verser un salaire. Ils ont le droit de conclure un contrat fiduciaire avec une corporation de fiducie afin de créer un fonds de fiducie dont le capital et l'intérêt serviront à promouvoir les intérêts de la société, conformément aux conditions établies par le conseil d'administration.

 

44. Le conseil d'administration est, par les présents règlements, autorisé à :

 

 

a. emprunter de l'argent sur le crédit de la société, les sommes pouvant être empruntées d'une banque, d'une corporation, d'une firme ou d'une personne selon les modalités et conditions, aux dates et dans la manière que le conseil d'administration le juge opportun;

 

 

b. réduire ou augmenter la somme à emprunter;

 

 

c. émettre ou faire émettre des obligations, débentures ou autres valeurs de la société et engager ou vendre ledites obligations, débentures ou autres valeurs pour les sommes et aux prix jugés opportuns par le conseil; et

 

 

d. garantir ces obligations, débentures ou autres valeurs, ou tout autre emprunt ou engagement présent ou futur de la société, au moyen d'une sûreté, d'une hypothèque, d'une charge ou d'un nantissement visant tout ou une partie des biens meubles et immeubles dont la société est actuellement propriétaire ou qu'elle acquerra par la suite, ainsi que les affaires et les droits de la société.

 

 

 

45. Le conseil d'administration est responsable de superviser la viabilité financière de la société en :

 

 

a. autorisant l’acquisition de fonds;

 

 

b. empruntant si nécessaire et au moment approprié;

 

 

c. s’assurant qu’il y ait les réserves nécessaires pour répondre à toutes les obligations légales;

 

 

d. approuvant et faisant le suivi des budgets d’immobilisations et de fonctionnement.

46. Le conseil d'administration encadrera le président/PDG et, à cet effet, aura l’autorité de nommer, de mettre fin, de fixer la compensation, d’établir et de surveiller les objectifs et d’évaluer la performance du président/PDG.

47. Le conseil d'administration établira et surveillera l’Orientation stratégique (ce qui inclut la vision et la mission) de la société conformément au Plan stratégique de la société.

48. Le conseil d’administration maintiendra un lien avec les membres, les personnes qui s’engagent au niveau moral et d’autres intervenants importants.

49. Le conseil d’administration mettra en place un Manuel des politiques du conseil d’administration et fera en sorte qu’il soit respecté. De plus, il l’étudiera et de le révisera régulièrement.

50. Le conseil d’administration planifie et établit l’ordre du jour ainsi que le lieu des réunions générales et extraordinaires des membres. Il s’assure que les membres soient adéquatement avisés quant à la tenue des réunions et que lors de celles-ci, des moyens d’enregistrement et toutes les autres fonctions de soutien appropriés soient prévus (ce qui inclut une possibilité raisonnable d’accès) conformément aux exigences légales et aux présents règlements.

RÉUNIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

51. Les réunions du conseil d’administration peuvent être tenues au moment et à l’endroit déterminés par le président, le secrétaire ou le conseil d’administration de la société pourvu que chaque administrateur reçoive un préavis écrit de sept (7) jours. Un avis devant être envoyé à un administrateur peut être envoyé par courrier affranchi, livré en personne ou envoyé par télécopie ou par le biais du courrier électronique, à l’adresse postale, au numéro de télécopie ou à l’adresse électronique apparaissant dans les dossiers de la société. Un avis envoyé conformément à cette disposition est considéré comme étant reçu par l’administrateur au moment où il est livré en mains propres, où il est transmis par télécopie ou par courrier électronique ou dans le cas d’un envoi postal, lors du septième (7e) jours suivant la date d’envoi à moins que, dans le cas d’un envoi par la poste, il y ait des motifs raisonnables de croire que l’administrateur n’a pas reçu l’avis par la poste à ce moment ou qu’il ne l’a pas reçu du tout. Une réunion du conseil d’administration peut uniquement être convoquée si et quand des moyens raisonnables ont été employés pour y assurer l’accès.

52. Il doit y avoir au moins une (1) réunion du conseil d’administration à chaque année.

53. Aucune erreur ou omission dans le préavis donné pour une réunion ou l'ajournement d'une réunion du conseil d'administration n'annulera ladite réunion ou les mesures qui y auront été prises, et un administrateur peut en tout temps renoncer au préavis et ratifier, approuver ou confirmer les mesures prises ou adoptées à ladite réunion.

54. Chaque administrateur, à l’exclusion des membres d’office du conseil d’administration, dispose d’un (1) vote pour chaque proposition ou résolution qui est soumise au vote lors d’une réunion du conseil d’administration. Le président n’aura pas de deuxième vote ou de voix prépondérante de telle manière que dans le cas où le nombre de votes « en faveur » égale le nombre de votes « contre » une motion, celle-ci ne serait pas adoptée.

55. Une majorité des administrateurs faisant partie du conseil d'administration constituent le quorum pour les réunions du conseil. Lorsqu'il y a quorum à une réunion du conseil d'administration, celui-ci sera apte à exercer ses autorités, pouvoirs et discrétions tel que permis par les règlements.

INDEMNISATION DES ADMINISTRATEURS

 

56. Chaque administrateur de la société, de même que ses héritiers, exécuteurs, administrateurs, et biens immeubles et meubles, dans cet ordre, seront en tout temps tenus indemnes et à couvert, à même les fonds de la société :

 

 

a. de tous frais, charges et dépenses quelconques que cet administrateur supporte ou subit au cours ou à l'occasion d'une action, poursuite ou procédure intentée ou exercée contre lui en raison d'actes faits ou choses accomplies ou permises par lui dans l'exercice ou concernant l'exécution de ses fonctions ou touchant auxdites responsabilités; et

 

 

b. de tous autres frais, charges et dépenses qu'il supporte ou subit au cours ou à l'occasion des affaires de la société, ou relativement à ces affaires, excepté ceux qui résultent de sa propre négligence ou de son omission volontaire.

 

 

FONCTIONS DES DIRIGEANTS

 

57. Les dirigeants de la société incluent :

 

 

a. le président du conseil;

 

 

b. le président et président-directeur général (aux présentes désigné le « Président/PDG »);

 

 

c. le secrétaire;

 

 

d. le trésorier;

 

 

e. le vice-président (un ou plus, tel que déterminé par le conseil selon les besoins);

 

 

f. le président sortant; et

 

 

g. d’autres dirigeants tel que déterminé par le conseil selon les besoins. Tout représentant peut occuper deux fonctions de représentant ou plus.

 

 

58. Les dirigeants de la société seront nommés par voie de résolution du conseil d’administration lors de la première réunion du conseil à la suite d’une réunion annuelle des membres. Les nominations seront effectuées conformément aux procédures établies par le conseil et dans le cadre de ses politiques.

59. Les dirigeants seront nommés pour un (1) an à compter de la date de nomination ou d'élection ou jusqu'à l'élection ou la nomination de leurs remplaçants. En tout temps, le conseil d'administration peut destituer par résolution les membres de la direction.

60. Tous les dirigeants de la société doivent remplir les fonctions qu'exigent leur mandat ou le conseil d'administration.

 

61. Le président doit :

 

 

a. présider toutes les réunions de la société et, en collaboration avec le président/PDG, préparer les ordres du jour et confirmer le matériel pour toutes les réunions du conseil d’administration, les réunions du comité de direction et les réunions des membres;

 

 

 

b. s’assurer que la procédure parlementaire est respectée au cours de toutes les réunions de la société;

 

 

c. agir à titre de représentant officiel du conseil et de porte-parole principal de la société sur une base bénévole;

 

 

 

d. agir en tant que membre d’office (sans droit de vote sauf pour le comité de direction) pour tous les comités du conseil d’administration, mais il ne compte pas pour atteindre le quorum et n’est pas « obligé » d’assister aux réunions;

 

 

 

e. agir à titre de liaison avec tous les présidents des comités;

 

 

f. être un signataire autorisé de la société;

 

 

g. s’assurer que tous les administrateurs comprennent et remplissent leurs fonctions; et

 

 

h. avoir un vote à toutes les réunions du conseil d’administration et les réunions du comité de direction (sans avoir un deuxième vote ou une voix prépondérante).

 

 

 

62. Le président/PDG doit, en tant que seul employé de la société faisant partie du conseil d’administration :

 

 

a. faire rapport et rendre compte au conseil d’administration de tous les aspects de la gestion et de l’administration de la société, ce qui inclut la dotation en personnel;

 

 

b. faire rapport au conseil d’administration et répondre à toutes les questions et demandes d’information du conseil; et

 

 

c. agir en tant que membre d’office (n’ayant pas le droit de vote) au conseil d’administration et au comité de direction et en tant que membre d’office (ayant un droit de vote) sur tous les autres comités du conseil d’administration.

 

 

 

63. Le trésorier doit :

 

 

a. assurer le traitement adéquat de toutes les opérations financières de la société, ce qui inclut la garde adéquate des fonds, des valeurs et des dépôts et d’effectuer une comptabilité exacte, accessible et faite en temps opportun des actifs, passifs, encaissements et décaissements;

 

 

 

b. faire les rapports nécessaires au conseil d’administration et aux membres, surveiller les contrats et faire un rapport des bailleurs de fonds et des donateurs;

 

 

 

c. agir en tant que contact officiel du conseil d’administration auprès des vérificateurs en s’assurant de communiquer adéquatement leurs résultats aux membres du conseil d’administration; et

 

 

d. s’assurer que toutes les politiques liées aux activités financières de la société soient respectées.

 

 

 

64. Le secrétaire doit :

 

 

a. superviser et s’assurer que les procès-verbaux et que les autres documents pertinents provenant de toutes les réunions des membres, de celles du conseil d’administration, des comités et des groupes de travail soient envoyés, consignés, rapportés et conservés de manière adéquate; et

 

 

 

b. assumer la responsabilité du rôle de secrétaire lors des réunions du conseil d’administration et des réunions des membres ou de déléguer ce rôle à un cadre supérieur.

 

 

 

65. Le vice-président effectuera les fonctions du président en son absence ou s’il n’est pas disponible. De plus, il doit :

 

 

a. agir à titre de porte-parole principal de la société sur une base bénévole;

 

 

b. s’assurer que la procédure parlementaire est respectée durant toutes les réunions de la société;

 

 

c. effectuer d’autres fonctions qui sont demandées par le président et/ou le conseil.

 

 

 

66. Le président sortant doit :

 

 

a. agir de manière informelle à titre de conseiller et de mentor pour le président et le président/PDG, tel que demandé ou requis;

 

 

b. effectuer d’autres fonctions qui sont demandées par le président et/ou le conseil, par le biais du président; et

 

 

c. agir en tant qu’ambassadeur de la société.

 

 

COMITÉS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

67. Le conseil d’administration compte quatre (4) comités permanents, soit les comités de direction, de gouvernance, des finances et de la vérification, et de levée de fonds.

68. Au besoin, le conseil peut nommer d’autres comités permanents et des comités spéciaux. Le conseil établira leurs mandats, ce qui inclut leurs durées.

69. Tous ces comités permanents et spéciaux sont redevables envers le conseil d’administration et doivent régulièrement lui faire rapport. Chaque comité doit faire des recommandations au conseil à propos de questions liées à leur mandat, lesquelles seront soumises à l’approbation du conseil.

 

70. Tous ces comités permanents et spéciaux peuvent être composés de membres et de non-membres du conseil, à la condition :

 

 

a. que tous les membres du comité soient des membres de la société;

 

 

b. qu’au moins deux (2) personnes nommées doivent être membres du conseil d’administration, parmi lesquelles une personne assurera la présidence du comité;

 

 

 

c. qu’au besoin, le personnel (sauf le président/PDG) agira en tant que ressource auprès de chaque comité, sans avoir le droit de vote.

 

 

71. Tous les membres des comités agissent selon la volonté du conseil d’administration.

72. Le quorum des comités consistera en une majorité de membres votants qui détiennent actuellement des postes dans ces comités.

COMITÉ DE DIRECTION

73. Il y aura un comité de direction du conseil d’administration qui comportera des dirigeants, ainsi que d’autres membres du conseil d’administration tel que décidé par le conseil le cas échéant. À la demande du comité, des membres de la direction générale agiront en tant que conseillers auprès du comité.

74. Le comité de direction sera présidé par le président ou une personne désignée qui a été approuvée par le conseil d’administration.

75. Le comité de direction surveillera le rendement du PDG, planifiera la succession du PDG et recommandera la rémunération et les indemnités qui seront versées au PDG, lesquelles seront soumises à l’étude et à l’approbation du conseil d’administration.

76. Le comité de direction peut agir pour le compte du conseil d’administration uniquement lors de situations particulières et en référence à des questions précises qui sont déterminées par le conseil. Toutes ces décisions doivent être communiquées au conseil en temps opportun, et à ce moment, le conseil a la possibilité de reconsidérer ces décisions. Toutes les autres décisions doivent être ratifiées officiellement par le conseil, sous réserve qu’aucun droit de tierces parties ne sera touché ou invalidé par une telle modification ou révocation.

77. Toutes les réunions du comité de direction seront convoquées par le président et/ou à la demande d’une majorité de membres du comité de direction; leur objectif sera, sans pourtant y être limité, d’aborder les actions exigées et autorisées par le conseil.

COMITÉ DE GOUVERNANCE

78. Le comité de gouvernance sera responsable d’effectuer des examens du conseil d’administration sur une base régulière et de lui offrir des conseils et des recommandations à l’égard de questions portant sur les règlements et les politiques, ainsi que les modifications à cet égard.

79. Le comité de gouvernance conseillera le conseil d’administration en matière de questions de gouvernance, ce qui inclut les exigences législatives et règlementaires, ainsi que les meilleures pratiques employées dans le secteur des services communautaires à but non lucratif.

80. Le comité de gouvernance préparera une liste de candidats à élire au conseil d’administration lors de chaque réunion annuelle générale des membres, en prenant en considération le besoin du conseil d’être composé d’au moins cinquante (50 %) pour cent d’administrateurs qui sont culturellement Sourds, sourds oralistes, devenus sourds ou malentendants. La liste répondra aux critères de la politique de composition du conseil d’administration.

81. Le comité de gouvernance formulera des commentaires en tant que conseiller/consultant du comité de direction à l’égard de recommandations pour la nomination de dirigeants pour l’année suivante.

82. Le comité de gouvernance fera des recommandations au conseil d’administration en matière de planification de la succession, de l’orientation et de la formation des membres du conseil.

COMITÉ DES FINANCES ET DE LA VÉRIFICATION

83. Le comité des finances et de la vérification veillera à élaborer et à surveiller le budget annuel.

84. Le comité des finances et de la vérification gèrera l’investissement des fonds de la société.

85. En collaboration avec le vérificateur, le comité des finances et de la vérification révisera les états vérifiés annuels et fera des recommandations pour l’approbation des états vérifiés lors de la réunion annuelle.

86. Le comité des finances et de la vérification recommandera la nomination du vérificateur de la société.

COMITÉ DE LEVÉE DE FONDS

87. Le comité de levée de fonds indiquera au conseil d’administration la voie à suivre pour atteindre les objectifs de levée de fonds de la société.

88. Le comité de levée de fonds concentrera les efforts et donnera la direction aux mesures de levée de fonds à prendre par la société et le conseil d’administration.

89. Le comité de levée de fonds informera le conseil d’administration sur les politiques et lignes directrices en matière de levée de fonds.

SIGNATURE DE DOCUMENTS

90. Tous les contrats, accords et documents exigés par la loi, selon l’accord en soi, et/ou tel qu’indiqué dans le manuel des politiques, doivent être signés par deux (2) signataires autorisés du conseil d’administration.

91. Les signataires autorisés de la société doivent recevoir l’autorisation du conseil d’administration sur une base annuelle lors de la première réunion après chaque réunion annuelle générale des membres.

PROCÈS-VERBAUX DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

 

92. À la demande des membres de la société, tous les procès-verbaux du conseil d’administration doivent être mis à leur disposition et ce, dans un format accessible, sauf en ce qui concerne :

 

 

a. les procès-verbaux des réunions ou des portions de réunions qui sont tenues à huis clos; et

 

 

b. tout élément qui est spécifiquement indiqué comme étant uniquement à l’attention des membres du conseil d’administration.

 

 

93. Tous les procès-verbaux du conseil d’administration doivent être envoyés de façon opportune à tous les membres du conseil et aux autres membres et employés comme il convient. Le courrier électronique sera utilisé lorsque cela sera possible et acceptable. Le conseil décidera sur une base annuelle de quelle façon il distribuera les procès-verbaux de ses réunions afin d’assurer que tous les membres du conseil y aient accès.

94. Tel que la loi l’exige et conformément aux actions habituelles de la société, les procès-verbaux qui sont officiellement approuvés et signés doivent être conservés au siège social de la société de manière efficace et efficiente.

EXERCICE FINANCIER DE LA SOCIÉTÉ

95. Le conseil d’administration de la société détermine l’exercice financier en fonction des besoins.

PROCÉDURE PARLEMENTAIRE

96. Toutes les réunions de la société doivent être tenues conformément à la procédure parlementaire telle que prescrite par les Roberts’ Rules of Order, dans l’édition déterminée en fonction des besoins par le conseil d’administration.

GÉNÉRAL – RÉUNIONS

97. Toute réunion des membres, du conseil ou d’un comité peut être ajournée temporairement en tout temps si besoin est. Les travaux qui auraient dus être effectués lors de la première réunion peuvent être effectués lors d’une réunion ultérieure sans qu’un nouvel avis officiel ne soit nécessaire.

98. Un administrateur ou un membre d’un comité qui ne peut assister en personne à la réunion du conseil ou d’un comité peut participer à la réunion par le biais de moyens qui permettent à cette personne de communiquer efficacement en tout temps avec tous les autres membres qui participent à la réunion. Tout individu qui participe à la réunion par le biais de tels moyens est considéré comme étant présent à la réunion à toutes fins utiles, dans la mesure permise par la loi, ce qui inclut les exigences en matière de quorum et de droits de vote.

VÉRIFICATEURS

99. Lors de chaque réunion annuelle, les membres nomment un vérificateur pour la vérification des comptes et des états financiers de la société. Le vérificateur doit faire un rapport aux membres à la réunion annuelle. Il reste en fonction jusqu'à la réunion annuelle suivante, à condition que le conseil puisse pourvoir à toute vacance qui se produit fortuitement au poste de vérificateur. La rémunération du vérificateur est fixée par le conseil d’administration.

REGISTRES

100. Le conseil doit veiller à la tenue adéquate de tous les registres de la société prévus par les règlements ou toute loi applicable.

RÈGLES DE RÉGIE INTERNES

101. Concernant la surveillance et la gouvernance de la société, le conseil peut établir des règles de régie internes qu'il juge utiles et qui sont compatibles avec les présents règlements. Ces règles de régie seront en vigueur uniquement jusqu’à la prochaine réunion annuelle où elles devront être approuvées. Si ces règles ne sont pas approuvées lors de cette réunion, elles cessent d'être en vigueur à partir de la date de la réunion.

DATE D’ENTRÉE EN VIGUEUR

102. La date d’entrée en vigueur de ces règlements doit être afférente aux premières réunions du conseil d’administration et des membres à la suite de la prise de ces règlements par les membres et de l’approbation du ministre.

Back to Top